2010年10月28日（木） ベルサール神保町開催 『ユーザーが語る！金庫ファイルサーバによる機密情報管理対策セミナー』レポート
企業の機密情報管理において、情報を活用するための「便利で安全な共有」と、守るための「漏えい対策」の課題に対し、各企業の社内環境や実際の運用、抱える問題は様々です。この相反する課題を克服した当社のお客様である株式会社グロービス様が、解決前の実情と課題、そしてどのように解決したのかを、実際にご講演いただきました。当社パッケージ製品である「Secure Filer Pro」の導入事例として、ご紹介させて頂きます。
受講生の個人情報を守り、活用するために
株式会社グロービス グループ経営管理本部 ディレクター 岡 重文 様
株式会社グロービスは、ビジネススクールを運営していますので、受講生に関する情報を持っています。1人1人の情報をしっかり扱っていくということは、個人情報保護法的にもやらなければいけません。一方事業運営する上で、様々な切り口で個人情報を見て、いろいろなアクションを打っていくことが、より良いサービス提供のためには必要となってきます。"しっかり守らなければいなけない""業務上よりフレキシブルな環境を与えてあげたい"という2つの要素をどのように対応しているのか、ご紹介できればと思っております。
グロービスについて
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グロービスは、ビジョンやミッションを大事にている会社です。「ヒト」「おカネ」「チエ」の3つの領域についてビジネスのインフラを作ってきたいというビジョンを持っており、社会に対して新たな創造や、今までと違った変革を起こしていけるような人材を輩出していきたいという気持ちで、日々仕事をしています。
本日は、ビジネススクールや経営大学院といった個人のお客様向けの事業展開に関しての、我々の悩みと、対策についてご紹介しいきます。
取り扱っている個人情報について
実際どのような情報があるかと言いますと、ビジネススクールに申し込んでいただく可能性がある方が、最初に認識するお客様です。申込みいただくと受講生になります。
将来のお客様ですと、経営大学院の方は、基本2年間で卒業するサービスで、最初は一科目だけのビジネススクールで良いと思われていた方が、一科目二科目受けた後、しっかりと2年間学びたいので経営大学院に変わられる方もいらっしゃいます。
つまり、グロービスとの係わりという意味では、いくつかの帽子を各個人がお持ちになっているという状況です。
業務システムの概要
個人情報活用を事業として展開する上で、内製の業務システムが全体のプロセスを支えています。
例えば将来のお客様の情報管理については、セミナーの申し込みや出席管理、入金管理ができます。最終的に受講いただくと、出席管理や、成績管理を行うことができます。
情報の活用方法について
各スタッフの情報の使い方ですが、例えば、どういう方が実際にセミナーに参加いただいているのか傾向を見たり、１年前と今とその傾向が変わってきているのか、来ていただいている方の顔ぶれを年齢の軸や企業様の軸などで分析をしたりします。
セミナー開催前には、広告を打つことが多いので、実際その反応がどうだったのか、実際にどういう方が来られたのかということも緋も付けて分析します。
受講中のサポートで言うと、優秀な成績をとられている方はどのような受講パターンがあるのだろうか、逆に支援ですと、成績上がらず落第を続けると在学ができなくなりますので、サポートしてあげなくてはいけない方がいないか、見ていく必要があります。
卒業生ですと、弊社はネットワークを大切にしいますので、卒業後もいろいろなイベントに来てもらいたいので、案内を出す際に、どのようなところに興味あるのかで案内を決めていきます。もしくは、グロービスと一緒に協業してもらいた時に、特定のスキルを持った集団に対して協力を依頼するなど、検討の際に卒業生情報から対象を選びだすことができます。
分析する際は、個人情報が入っているDB（SQLDB）から個人情報を抽出して、エクセルでいろんな切り口で傾向をみるといった作業が発生します。
金庫ファイルサーバSecure Filer Proの導入経緯
今までは、エクセルにデータをおとして、分析したり絞り込んで対象を見つけたりしていました。これらの作業をより安全な環境でできるようにしてあげられないかというのが、システム側として思っていたことでした。現場からも、自由に使えるのもいいが、これはこれで怖ので、データがどこにも行かないような守られた領域で扱える方法を検討してほしいという要望がありました。
1.検討した方策 システムでの対応
エクセルで操作できる状態がそもそも好ましくなく、業務システムがあるのであれば、そちらに機能として検索機能などを乗せて運用する方策を考えました。しかし、いろいろな外部の環境の変化が発生するので、受講生の情報に対して自らの問題意識のある切り口で分析できる環境の機能化は、努力するものの限界はあるのかなと感じていました。
また、より安全にという観点で、システム自体を正しい人に正しい範囲しか触らせないようにするために、業務システム側に、部門ごとに使えるユーザーの権限設定を設けることも1つの方策として、ありえるかなと思ってはいました。ですが、弊社は約200人の会社でございまして、それだけの機能に、丸々1人をフルでアサインできる余裕がないのが実態です。
2.検討した方策 仮想環境の構築
結局、個人のPC環境から情報にアクセスし、取り出して、個人情報を自由に使える、ここに課題があるわけで、業務システムを使う環境も含めて、システムの利用環境そのものをリアルな環境でない所に置いてしまって、安全に操作するという手段もあるということで、2.3年前に言われていたシンクライアントがこの概念なのかなと思います。これは何社からお話とお見積もりをいただきましたが、我々にとっては過分な投資かもしれないという感覚がありました。
しかし、そうは言っても何か事故が起こった時の損害コストと比べると、その投資は認めるべきではないかという意見も無きにしもあらずでしたが、やはり、会社のおかれている状況と、実際の投資と、我々やりたいことのバランスを考えた時に、まだ背伸びをした感覚があるというのが、内部で出ていた意見でした。
選択した解決策
もう一度、何がやりたいのかをあらためて考えたときに、個人情報を利用できる環境を業務システムの中に全部入れ込むのは難しいだろうと考え、エクセルでの作業は、実際の業務を行う上でも、ある程度残していく必要があるのかなと考えるようになりました。
そうすると、この環境に対して制限がないというのが最大の問題なので、ＤＢから抜いてきた個人情報を、より適切に取り扱える状況を作っていきたいというのが、我々の第一歩の施策として考えた内容です。
この問題にダイレクトに応えてくれる商品があるのではないかと目を向け直して探していたところ、今回の金庫ファイルサーバSecure Filer Proに巡り合ったのが経緯です。
金庫ファイルサーバの運用方法について
個人情報が取り出せて扱える環境を保護するために、個人情報の取り出し先が、金庫ファイルサーバの配下になっており、金庫ファイルサーバの中にしか個人情報が落ちないようにしました。金庫ファイルサーバの中でエクセルを使って、社員が自由に分析をしている状況です。基本的に、情報はそこから出て行かない。持ち出したくても持ち出せないので、当初の課題を達成したと思っています。よって、ストレスも特に無く業務にあたることができています。
改修ですが、業務システムから情報を触りにいっているので、そのシステムを、金庫ファイルサーバにしかデータが落ちないように改修して、社内にサーバを立てて運用しています。
実際の変化は、エクセルを使って個人情報を分析する利用シーンでは、金庫ファイルサーバの中で行ってもらうことぐらいで、それ以外はこれまでの業務を変えることなく継続ができています。
使ってみた感想
導入してから約3ヶ月経っていますが、これまで特に大きな問題はなく、順調に推移しています。
実際は、金庫ファイルサーバの中のみで使うという、制約がかかる施策だったので「面倒」「不便」といった声があってもおかしくないと思っていましたが、予想に反して特に問題もなく、当初予定していた通りの状態になっています。
なぜうまくいったのかを考えたときに、導入にあたって“こんな状況にしたいと思っているのだが、どう思う？”ということを、意思決定の前に関係者に聞きながら進めていった進め方があると思います。
もう一点は、実際に不便になることはわかっていて、その感覚知の中にしっかりおさまっていた操作性だと思っています。それは事前に、どういう状態にあるのかを使ってみて、これであれば、通常の業務の延長でやってくださいとお願いしても違和感ないのではないのかという見立てが、それほど逸れていなかったのではないかと思っております。
操作に関しては、金庫ファイルサーバはExploerと似たインターフェースですので、特に我々は操作の説明はしませんでしたし、導入のために何か講習を行うことはなく、そのまま使ってみてというかたちで、十分にスタッフに対応てきるソリューションだと思っています。
また、我々が使っていく上で、ここはこんな風に直していただけるとうれしいという話を、遠慮なく挙げさせていただいて、次の改修までにできる限りの努力でアップデートしていただいていて、その要望の吸収もよかったのではと思っています。
実際の運用も、とある想定シーンだけ金庫ファイルサーバを使えばいいというわかり易さも、スムーズに導入が進み、現在も問題なく使ってもらえている要因なのではと思っています。
導入企業情報
- 設立年月
- 1992年8月
- 代表取締役
- 堀 義人
- 住所
- 〒103-0014
東京都千代田区二番町5-1 住友不動産麹町ビル
- 事業内容
- グロービスは、経営に関する「ヒト」「カネ」「チエ」のビジネス・インフラを構築し、社会の創造と変革を行うことを目指して、ビジネススクール、企業内研修、経営研究：書籍出版、ベンチャーキャピタル、人材紹介の5事業を展開しています。
